Teori APSI

 

BAB I

Konsep Dasar

I. Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Kumpulan unsur-unsur yang saling berinteraksi satu dengan yang lain untuk menghasilkan tujuan.

8 Karakteristik Sistem

1. Komponen Sistem (Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi

    yang berarti saling bekerja sama membentuk satu kesatuan).

2. Batas Sistem (Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan

    sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya).

3. Lingkungan Luar Sistem (Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari

    sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan

    dan merugikan).

4. Penghubung Sistem (Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu

    subsistem  dengan subsistem yang lain).

5. Masukan Sistem (Masukan adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat

    berupa masukan perawatan dan masukan sinyal. Masukan perawatan adalah energi

    yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat dioperasikan. Masukan sinyal adalah energi

    yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Keluaran Sistem (Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan

    diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

7. Pengolahan Sistem (Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan

    merubah masukan menjadi keluaran.

8. Tujuan Sistem (Suatu sistem pasti mempunyai tujuan. kalau suatu sistem tidak mempunyai tujuan, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

Klasifikasi Sistem

Sistem dapat digolongkan menjadi beberapa jenis, yaitu :

1. Sistem Abstrak X Sistem Fisik

    Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara

    fisik. Contoh : Sistem Teologi yang menerangkan hubungan manusia dengan Tuhan.

    sedangkan 

    Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Contoh : Sistem Komputer,

    Sistem Keuangan.

2. Sistem Alamiah X Sistem Buatan Manusia

    Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam tidak dibuat oleh manusia.

    Contoh : Sistem peredaran bumi.

    sedangkan 

    Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia Contoh : Sistem robotika.

3. Sistem Deterministik X Sistem Buatan Probabilistik

    Sistem deterministik adalah sistem yang berinteraksi antara bagiannya yang dapat diprediksi

    secara pasti. Contoh : Sistem komputer.

    sedangkan 

    Sistem probabilistik adalah sistem yang tidak bisa diprediksikan secara pasti.

    Contoh : Sistem manusia.

4. Sistem Tertutup X Sistem Terbuka

    Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luar.

    Contoh : Tabung reaksi.

    sedangkan 

    Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luar.

    Contoh : Sistem organisasi.

II. Konsep Dasar Informasi

Definisi Informasi

Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya.

Mutu Informasi

Kualitas Informasi tergantung dari 3 (tiga) hal :

1. Informasi harus akurat ( informasi harus terbebas dari kesalahan-kesalahan, tidak biasa dan

    tidak menyesatkan ).

2. Informasi harus tepat waktu ( informasi yang datang kepada penerimanya tidak boleh mengalami

    keterlambatan ).

3. Informasi harus relevan ( informasi memiliki manfaat bagi penerimanya ).

NilI Informasi ditentukan oleh 2 (dua) hal :

1. Manfaatdari informasi tersebut.

2. Biaya untuk mendapatkan informasi.

III. Konsep Dasar Sistem Informasi

Definisi Sistem Informasi

Suatu sistem di dalam satu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,

mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak

luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Peranan istem Informasi bagi Manajemen

1. Dapat mendukung dalam pengambilan keputusan.

2. Dapat mendukung kegiatan manajemen.

Kegiatan-kegiatan Manajemen

1. Perencanaan Strategis

    a. Proses evaluasi lingkungan luar organisasi ( harus mampu bereaksi terhadap kesempatan-

        kesempatan dari lingkungan luar dan tanggap terhadap tekanan-tekanan dari lingkungan luar ).

    b. Penetapan tujuan ( tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi. Tujuan ditetapkan oleh

        manajemen tingkat atas di dalam proses perencanaan strategis yang bersifat jangka panjang ).

    c. Penentuan stategis ( menentukan tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan

        maksud untuk mencapai tuhuan-tujuannya ).

2. Pengendalian Manajemen

    Yaitu proses untuk meyakinkan bahwa organisasi telah manjalankan strategi yang sudah ditetapkan     dengan efektif dan efisien.

3. PengendalianOperasi

    Yaitu proses untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.

 

BAB II

Tinjauan Umum Pengembangan Sistem

A. Perlunya Pengembangan Sistem

     1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem lama. Permasalahan

        yang timbul dapat berupa :

•  Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem tersebut tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang di harapkan.
• Pertumbuhan Organisasi yang menyebabkan harus disusnnya sistem yang baru.

     2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (Opportunities)

     3. Adanya intruksi-intruksi (Directives)

B. Prinsip Pengembangan Sistem

1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar.
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik.
4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem.

C. Siklus hidup pengembangan sistem

     Tahapan kerja dari pengembangan sistem

           Kebijakan & Perencanaan Sistem : Adanya intruksi dari top manajer kepada

           bawahan bahwa perusahaan tersebut perlu dilakukan pengembangan sistem.

           Di dalam perencanaan sistem perlu direncanakan terlebih  dahulu mengenai :

• Berapa besar dana yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem.
• Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem.
• Sudah siapkah personil-personil yang terlibat dalam pengembangan sistem tsb.

          Analisis Sistem : Mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan

          yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang di harapkan sehingga dapt

          diusulkan perbaikan-perbaikan.

          Desain sistem secara umum : tujuan untuk memberikan gambaran secara umum

          kepada user tentang sistem yang baru.

          Desain sistem secara terinci : tujuan untuk memberikan gambaran secara terperinci

          kepada user tentang sistem yang baru.

          Seleksi sistem : menyeleksi penggunaan software maupun hardware didalam

                                    penerapan sistem baru.

          Implementasi sistem : menerapkan sistem informasi didalam satu organisasi

                                               satu perusahaan.

          Perawatan sistem : tujuannya adalah untuk menjaga agar sistem informasi dapat

                                          di gunakan dalam oerganisasi tsb dalam janka waktu yang cukup lama.

D. Pendekatan Pengembangan sistem

     Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem yaitu :

     1. Pendekatan klasik

         Disebut juga dengan pendekatan tradisional atau pendekatan konvensional.                                            Metodologi pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan                  pada System Life Cycle.

     2. Pendekatan Terstruktur

         Pendekatan ini dilengkapi dengan alat-alat dan teknik-teknik yang dibutuhkan dalam                              pengembanagan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan              sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.

     3. Pendekatan dari bawah ke atas (Buttom-Up Approach)

         Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan                naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut.

     4. Pendekatan dari Atas ke Bawah (Top-down Approach)

         Dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi. selanjutnya dilakukan                analisis kebutuhan informasi, kemudian proses turun ke pemrosesan transaksi, yaitu penentuan            output, input, basis data, prosedur-prosedur operasi dan kontrol.

     5. Pendekatan sepotong (piecemeal approach)

         Pengembangan yang menekankan pada suatu kegiatan/alikasi tertentu tanpa memperhatikan              posisinya di sistem informasi atau tidak memperhatikan sasaran organisasi secara global                      (memperhatikan sasaran dari kegiatan atau alikasi itu saja).

     6. Pendekatan sistem (system approach)

         Memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing                      kegiatan/aplikasinya dan menekankan sasaran organisasi secara global.

     7. Pendekatan Sistem menyeluruh (total_system approach)

         Pendekatan pengembangan sistem serentak secara menyeluruh, sehingga menjadi sulit untuk              dikembangkan (ciri klasik).

     8. Pendekatan Moduler(modular approach)

         Pendekatan dengan memecah sistem komplek menjadi modul yang sederhana, sehingga sistem          lebih mudah dipahami dan dikembangkan, tepat waktu, mudah dipelihara(ciri terstruktur)

     9. Lompatan jauh (great loop approach)

         Pendekatan yang menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi            canggih, sehingga mengandung resiko tinggi, terlalu mahal, sulit dikembangkan karena terlalu              komplek.

   10. Pendekatan berkembang (evolutionary approach)

         Pendekatan yang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan          saja dan terus dikembangkan untuk perioade berikutnya mengikuti kebutuhan dan teknologi yang          ada.

BAB III

Kebijakan dan Perencanaan Sistem

Proses perencanaan sistem dibagi dalam 3 proses utama yaitu :

1. Merencanakan Proses-proses Sistem, meliputi :

   A. Mengkaji tujuan , perencanaan strategi dan taktik perusahaan.

       Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan perusahaan. ini berarti perencanaan sistem         harus di arahkan untuk dapat merencanakan sistem informasi yang dapat mendukung                   kegiatan organisasi secara keseluruhan sehingga tujuan perusahaan akan tercapai.

   B. Mengidentifikasi proyek-proyek sistem

        Menetukan proyek-proyek sistem informasi yang dibutuhkan dalam suatu organisasi

        Contoh : Dalam perusahaan bisnis proyek-proyek sistem informasi dapat berupa sistem                   informasi untuk :

• Pengendalian penjualan dan pemasaran
• Pengendalian distribusi
• Pengendalian Produksi
• Pengendalian Keuangan
• Pengendalian persediaan

   C. Menetapkan Sasaran Proyek-Proyek Sistem

       Sasaran ini merupakan apa yang ingin dicapai oleh masing-masing proyek sistem

       contoh : Sistem Informasi Penjualan memiliki sasaran :

• memberikan pelayan order kepada pelanggan dengan lebih baik
• meningkatkan volume penjualan
• menyediakan laporan penjualan yang tepat waktu kepada manajer marketing

   D. Menetapkan kendala proyek-proyek sistem

        ada 3 faktor kendala :

• Masalah Dana
• Masalah Waktu
• Mengenai batasan peraturan yang berlaku pada perusahaan tersebut

   E. Menentukan prioritas proyek-proyek sistem

       yaitu menentukan proyek-proyek sistem mana yang perlu dikembangkan terlebih dahulu,              tentunya proyek-proyek sistem yang sangat diperlukan dan mendesak harus di prioritaskan.

   F. Membuat Laporan Perencanaan sistem

       Isi dari laporan perencanaan sistem tersebut adalah :

• Latar Belakang organisasi
• Proyek sistem informasi yang direncanakan
• Sasaran pengembangan sistem informasi
• Kendala didalam perkembangan sistem informasi
• Menentukan prioritas-prioritas proyek sistem informasi

  G. Meminta persetujuan manajemen

2.    Mempersiapkan Proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan meliputi :

• Menunjuk Team Analis
• Mengumumkan proyek pengembangan sistem

3. Mendefinisikan proyek-proyek dikembangkan, meliputi :

     A. Melakukan studi kelayakan

         Studi kelayakan : suatu studi yang akan dikembangakan untuk menetukan apakah                        pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau tidak.

     B. Menilai kelayakan proyek sistem

          a. Kelayakan Teknik : - ketersediaan teknologi yang digunakan

                                               - ketersediaan Staf ahli didalam mengoperasikan teknologi yang di                                                        gunakan

          b. Kelayakan Operasi : - kemampuan personil dalam menginformasikan sistem informasi                                                         yang dibuat

                                                 - kemampuan dari sistem informasi untuk menghasilkan informasi

          c. Kelayakan Jadwal : Apakah sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan jadwal                                                   yang telah di tentukan

          d. Kelayakan Ekonomi : - Besarnya Dana yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem

                                                  - Manfaat yang diperoleh oleh sistem informasi dibandingkan                                                                dengan biaya pengembangannya.

          e. Kelayakan Hukum : Apakah sistem yang akan dikembangkan tidak menyimpang dari                                                       hukum yang berlaku.

     C. Membuat Usulan Proyek Sistem

     D. Meminta persetujuan manajemen

BAB IV

Analisis istem

Analisa sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu system informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikn dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. 

ANALISA SISTEM MENURUT PARA AHLI

1. Menurut Mc Leod :Analisa Sistem Adalah Suatu studi dari sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau memperbaiki kekurangan dari sistem yang telah ada.
2. Menurut  Pressman : Analisa Sistem Adalah Kegiatan menemukan atau mengidentifikasikan masalah, mengevaluasi, membuat model serta membuat spesifikasi sistem.
3. Menurut  Yourdan : Analisa Sistem Adalah Suatu kegiatan mentransformasikan dua masukan utama, yaitu kebijaksanaan pemakai dan anggaran proyek kedalam spesifikasi yang terstruktur. Kegiatan tersebut melibatkan alat dan model diagram aliran data, diagram antar entitas dan komunikasi data.
4. Analisa Sistem Secara Umum :adalah Memandang, Pengamatan dan menyimpulkan konsep sistem berdasarkan Sistem Informasi secara fisik dan konseptual.

LANGKAH-LANGKAH ANALISA SISTEM
Langkah-langkah dalam tahap analisa sistem hampir sama dengan yang akan langkah-langkahyang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya terletak pada ruang-lingkup tugasnya. Di analisa sistem, ruang lingkup tugasnya adalah lebih terinci. Di analisa sistem ini, penelitian yang dilakukan oleh analis sistem adalah penelitian terinci, sedang di perencanaan sistem sifatnya hanya penelitian pendahuluan

Di dalam tahap analisa sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem, sebagai berikut:

1. Identify, yaitu mengidentifikasikan masalah
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
3. Analyze, menganalisis sistem
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

 Penjelasan langkah - langkah analisis sistem:

1. Mengidentifikasi Masalah

    Ada tiga langkah yang harus dilakukan di dalam tahapan ini yaitu :

        a. Mengidentifikasi Penyebab Masalah

            Pada tahap ini kita harus dapat mengetahui apa yang menyebabkan masalah terjadi. Misal
            terjadi penurunan omset penjualan karena banyak konsumen yang komplain terhadap divisi
            penjualan tersebut.

        b. Mengidentifikasi Titik Keputusan

            Setelah penyebab terjadinya masalah dapat ditentukan, selanjutnya juga harus ditentukan
            titik keputusan penyebab masalah terjadi. Contoh : penyebab masalah konsumen komplain
            karena pelayanan yang kurang baik terhadap konsumen. Titik keputusan yang mengakibatkan
            terjadinya masalah ini adalah penanganan order langganan di bagian order penjualan yang kurang
            baik kepada pelanggan.

        c. Mengidentifikasi Personil - Personil Kunci

            Setelah titik - titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi
            terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil - personil kunci
            baik yang langsung maupun tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut.

2. Memahami Kerja dari Sistem yang Ada

    Dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi.
    Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara
    melakukan penelitian:

     a. Menentukan jenis penelitian

     b. Merencanakan jadwal penelitian

     c. Membuat penugasan penelitian

     d. Membuat agenda wawancara

     e. Mengumpulkan hasil penelitian

3. Menganalisis Hasil Penelitian

    Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah
    dilakukan. Kita dapat menganalisis:

   a. Kelemahan dari sistem lama tersebut

   b. Kebutuhan informasi bagi pemakai sistem dan pihak manajemen

4. Membuat Laporan Hasil Analisis

    Isinya adalah :

    a. Alasan melakukan analisis sistem

    b. Menguraikan permasalahan - permasalahan yang terjadi pada sistem lama

    c. Mengidentifikasi penyebab masalah

    d. Mengidentifikasi titik keputusan

    e. Menguraikan penelitian yang dilakukan

    f. Menguraikan hasil analisis

    g. Kesimpulan analisis

MEMBUAT LAPORAN HASIL ANALISIS
Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah (Steering Committee) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini.
Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :

1. Analisis telah selesai dilakukan
2. Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
3. Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen
4. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap disain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi)
5. Semua hasil yang didapat dari penelitian perlu dilampirkan pada laporan hasil analisis ini, sehingga manajemen dan user dapat memeriksa kembali kebenaran data yang telah diperoleh.

BAB V

TEKNIK PENGUMPULAN DATA

1.    TEKNIK WAWANCARA

          Wawancara (interview) telah diakui sebagai teknik pengumpulan data / fakta yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara (interviewer) untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai (interviewee).

A.            Mempersiapkan Wawancara

1.      Aturlah pertemuan dengan orang yang akan diwawancarai terlebih dahulu.

2.      Utarakanlah maksud dari wawancara.

3.      Aturlah waktu wawancara yang paling tepat supaya tidak mengganggu kerja dari wawancara orang yang diwawancarai.

4.      Buatlah jadwal wawancara terlebih dahulu, bila wawancara akan dilakukan beberapa kali atau oleh pewawancara yang berbeda dan orang yang diwawancarai juga berbeda.

5.      Buatlah suatu panduan wawancara (interview guide) supaya wawancara berjalan dengan lancar. Interview Guide adalah daftar pengecekan (checklist) dari pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan oleh pewawancara serta penjadwalan waktunya.

B.             Melakukan Wawancara

1.      Mengenalkan diri terlebih dahulu, siapa sebenarnya anda.

2.      Menjelaskan apa tujuan dari wawancara ini dan hubungannya dengan proyek sistem informasi yang sedang dikembangkan.

3.      Menjelaskan peranan-peranan yang akan diberikan oleh orang yang diwawancarai dari hasil wawancara ini.

4.      Jagalah suasana wawancara tetap santai, tetapi terarah dan menyenangkan.

5.      Mintalah pendapat-pendapat atau ide-ide tambahan yang mungkin belum diungkapkan.

6.      Pada akhir wawancara, bacakanlah rangkuman-rangkuman dari hasil wawancara dan mintalah kepada yang diwawancarai untuk membetulkan bila ada hal-hal yang tidak sesuai.

7.      Ucapkanlah terima kasih bila wawancara telah selesai serta mintalah kesediaan kembali untuk dihubungi atau untuk diadakan wawancara lagi bilamana perlu.

2.    TEKNIK OBSERVASI

          Observasi atau pengamatan merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang cukup efektif untuk mempelajari suatu sistem. Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan.

C.             Petunjuk melakukan Observasi

Untuk melakukan observasi, hal-hal berikut ini harus dilakukan :

a.      Rencanakanlah terlebih dahulu observasi yang akan dilakukan, meliputi :

ü  Apa yang akan diobservasi.

ü  Dimana letak lokasi observasi.

ü  Kapan observasi akan dilakukan.

ü  Siapa yang melaksanakan observasi ini.

ü  Siapa yang akan diobservasi.

ü  Bagaimana melaksanakan observasi ini.

b.      Minta ijin terlebih dahulu dari manajer atau pegawai-pegawai yang terlibat.

c.       Bertindaklah dengan rendah hati (low profile).

d.      Lengkapilah dengan catatan selama observasi berlangsung.

e.      Kaji-ulanglah hasil observasi dengan individu-individu yang terlibat.

3.    TEKNIK DAFTAR PERTANYAAN

          Suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan analis sistem untuk mengumpulkan data dan pendapat dari responden-responden yang dipilih. Daftar pertanyaan ini kemudian akan dikirimkan kepada responden yang akan mengisinya sesuai dengan pendapat mereka. Penggunaan daftar pertanyaan ini mendapat banyak kritikan karena diragukan hasilnya. Akan tetapi untuk mengumpulkan data dari jumlah sumber yang banyak, cara ini lebih efisien dibandingkan teknik pengumpulan data yang lain.

D.            Tipe dari daftar pertanyaan

Ada 2 macam format dari daftar pertanyaan, yaitu format bebas (free format) dan format pasti (fixed format). Dalam suatu daftar pertanyaan dapat hanya berbentuk format bebas saja atau format pasti saja atau berisi gabungan dari keduanya.

1.      Daftar Pertanyaan Format Bebas (berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang harus diisi oleh responden ditempat yang sudah disediakan).

2.      Format Pasti (berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang jawabannya sudah pasti dengan memilih jawaban yang tersedia. Hasil dari daftar pertanyaan tipe ini mempunyai beberapa bentuk pertanyaan.

a.      Check-off question.

b.      Yes/No question.

c.       Opinion/Choice question.

E.             Petunjuk membuat daftar pertanyaan

1.           Rencanakanlah terlebih dahulu fakta-fakta atau opini-opini apa saja yang ingin dikumpulkan.

2.           Berdasarkan fakta-fakta atau opini-opini tersebut, tentukanlah tipe dari daftar pertanyaan yang paling tepat untuk masing-masing fakta atau opini tersebut.

3.           Tuliskan pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan.

4.           Uji daftar pertanyaan ini kepada responden yang kecil terlebih dahulu.

5.           Perbanyaklah dan distribusikanlah daftar pertanyaan yang sudah dianggap baik ini.

BAB VI

DESAIN SISTEM

1.    Arti Desain Sistem

a.        Tahap setelah analisis sistem dari siklus pengembangan sistem.

b.        Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

c.         Mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.

2.    Tujuan Desain Sistem

a.        Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.

b.    Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer.

3.    Tekanan-tekanan Desain

Tekanan-tekanan desain adalah tekanan-tekanan yang harus dipertimbangkan dalam mendesain suatu sistem informasi supaya dapat mengena sasarannya. Perancang sistem informasi harus memperhatikan sejumlah Tekanan-Tekanan Desain yang mempengaruhi kerjanya, yaitu :

1.        Kualitas dan kegunaan informasi.

2.        Kebutuhan-kebutuhan sistem.

3.        Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data.

4.        Faktor-faktor organisasi.

5.        Kebutuhan-kebutuhan biaya efektivitas.

6.        Faktor-faktor manusia.

7.        Kebutuhan-kebutuhan kelayakan.

a)        Kualitas dan kegunaan informasi

Sistem informasi harus dapat menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu tepat waktunya (timely), tepat nilainya (accurate), dan relevan (relevance).

b)       Kebutuhan-kebutuhan sistem

1.      Keandalan (menunjukkan seberapa besar sistem dapat diandalkan untuk melakukan suatu proses yang dapat dipercaya dan dibutuhkan).

2.      Ketersediaan (berarti bahwa sistem mudah diakses oleh user).

3.      Keluwesan (menunjukkan bahwa sistem mudah beradaptasi dengan memuaskan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan user yang berubah).

4.      Kemudahan dipelihara (setelah sistem diterapkan, maka sistem harus dipelihara misalnya hal-hal yg tidak berfungsi harus dikoreksi, permintaan-permintaan khusus harus dipenuhi dan peningkatan-peningkatan sistem secara umum harus dilakukan.

c)             Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data

1.      Volume (Menunjukkan volume data yang terlibat dalam pengolahan data. Volume menunjukkan jumlah dari data yang harus diproses dalam satu periode waktu tertentu).

2.      Hambatan waktu pengolahan (Menunjukkan jumlah dari waktu yang dapat diterima saat data siap diproses sampai informasi dihasilkan).

3.      Permintaan perhitungan (Merupakan model-model matematik yang harus diterapkan sehingga informasi dapat dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan oleh user).

d)            Faktor-faktor organisasi

1.      Sifat organisasi (untuk mengidentifikasi dan memahami kebutuhan informasi bagi suatu organisasi yang tertentu, pertama kali yang perlu dipahami adalah sifat organisasi).

2.      Tipe Organisasi (dapat dikategorikan sebagai berikut ;

a.      Organisasi Fungsional, yaitu setiap manajer bertanggung jawab untuk area fungsi tertentu, misal produksi, marketing dll.

b.      Organisasi Divisional, yaitu tiap-tiap manajer divisi bertanggung jawab terhadap semua fungsi dalam divisinya.

c.       Organisasi Matrik, yaitu beberapa manajer mempunyai tanggung jawab bersama terhadap suatu fungsi dalam suatu proyek.

Untuk masing-masing tipe organisasi ini, satu dengan yang lainnya kebutuhan informasinya juga berbeda.

3.   Ukuran Organisasi (semakin besar ukuran organisasi, semakin banyak informasi yang dibutuhkan).

4.      Struktur Organisasi (merupakan faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi, Contoh >> tanggung jawab terhadap manajemen persediaan dapat berada pada tanggung jawab departemen produksi di suatu organisasi atau dapat berada pada tanggung jawab departemen pembelian pada organisasi yang lain. Pada departemen produksi biasanya membutuhkan informasi mengenai ketersediaan persediaan, perputaran persediaan dan kualitasnya. Sedangkan pada departemen pembelian lebih membutuhkan inf. Mengenai harga dan pemasok.

5.      Gaya Manajeman ( terdapat 2 gaya manajemen, yaitu ;

a.      Gaya manajemen yang otokratik lebih senang dengan informasi yang terpusat (centralized).

b.      Gaya manajemen yang demokratik lebih senang dengan sistem informasi yang tersebar (decentralized).

e)             Kebutuhan-kebutuhan biaya efektivitas

Desain sistem informasi perlu dipertimbangkan antara biaya untuk memperolehnya dengan manfaat informasi yang dihasilkan.

f)              Faktor-faktor manusia

Analis sistem harus mencoba untuk dapat mendesain sistem yang dapat diterima oleh semua pemakainya, tidak hanya satu atau dua orang pemakai saja. Sistem informasi yang didesain dengan memperhatikan faktor-faktor manusianya akan didapat sistem informasi dengan user interface yang baik dan dapat meningkatkan produktifitas pemakainya.

g)             Kebutuhan-kebutuhan kelayakan

Lima macam kelayakan harus diperhitungkan dalam desain sistem informasi. Lima macam kelayakan ini adalah kelayakan teknik, kelayakan ekonomi, kelayakan jadwal, kelayakan operasi, dan kelayakan hukum. Walupun kelayakan-kelayakan ini telah dinilai pada tahap perencanaan sistem, tetapi dalam tahap desain sistem juga harus dipertimbangkan kembali, karena kemungkinan apa yang direncanakan di tahap perencanaan sistem mungkin di tahap desain sistem mengalami perubahan-perubahan.

BAB VII

DESAIN SISTEM SECARA UMUM

                                                                                                     

Tujuan dari desain system secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang system yang baru.

Pada tahap desain secara umum, komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user. Komponen sistem informasi yang didesain adalah model, output, input, database, teknologi, & control.

A.     DESAIN MODEL SECARA UMUM

Sistem analis dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk Physical System & Logical Model. Bentuk Physical System dapat digambarkan dengan system flowchart. Dan Logical Model dapat digambarkan dengan Data Flow Diagram (DFD).

Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika.

1.      Simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram :

External Entity (Kesatuan Luar).

Kesatuan luar merupakan kesatuan (Entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Kesatuan luar dapat berupa :

a.      Suatu kantor, departemen, atau divisi dalam perusahaan.

b.      Orang atau sekelompok orang di organisasi tersebut.

c.       Suatu organisasi atau orang yang berada di luar organisasi seperti misalnya langganan, pemasok.

d.      Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem.

Simbol : kesatuan luar dapat digambarkan dengan suatu notasi kotak.

Data Flow (Arus Data).

Arus data mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut :

a.      Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan.

b.      Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem.

c.       Masukan untuk computer.

d.      Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file.

e.      Suatu isian yang dicatat pada buku agenda.

            Simbol : Arus data dapat digambarkan dengan suatu panah.

Process (Proses).

Sutu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

Simbol : Lingkaran

Data Store (Simpanan Data).

Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa :

a.      Suatu file atau database di sistem komputer.

b.      Suatu arisp atau catatan manual.

c.       Suatu tabel acuan manual.

d.      Suatu agenda atau buku.

2.      Bentuk data flow diagram

Terdapat 2 bentuk Data Flow Diagram yaitu Physical Data Flow Diagram (Diag. rus Dt Fisik) dan Logical Data Flow Diagram (Diag. rus Dt Logika). Data Flow Diagram Fisik lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang ada (sistem lama) dan lebih menekankan pada bagaimana proses dari sistem yang diterapkan. Sedangkan diagram arus dt logika digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan dan lebih menekankan proses-proses apa yang terdapat di sistem.

3.      Pedoman menggambarkan data flow diagram

1.         Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan luar yang terlibat di sistem.

2.         Identifikasikan semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar.

3.         Gambarkanlah terlebih dahulu suatu diagram konteks. Dari diagram konteks ini akan digambar dengan lebih terinci lagi yang disebut dengan level 0. Tiap-tiap proses di level 0 akan digambar secara lebih terinci lagi disebut dengan level 1. Tiap-tiap proses di level 1 akan digambar secara lebih terinci lagi disebut dengan level 2 dst sampai tiap-tiap proses tidak dapat digambar lebih terinci lagi.

4.         Gambarlah bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di sistem terlebih dahulu. Bagan berjenjang digunakan untuk mempersiapkan penggambaran DAD ke level-level lebih bawah lagi.

5.         Gambarlah sketsa DAD untuk diagram level 0 berdasarkan proses di bagan berjenjang.

6.         Gambarlah DAD untuk level-level berikutnya yaitu level 1 dan seterusnya untuk tiap-tiap proses yang dipecah-pecah sesuai dengan bagan berjenjangnya.

B.      DESAIN INPUT SECARA UMUM

Langkah-langkah desain input secara umum adalah :

1.      Menentukan kebutuhan input dari sistem informasi.

2.      Menentukan parameter dari desain input tersebut.

Contoh : Data Induk Pegawai

               Nomor Induk Pegawai      :

               Nama Pegawai                  :

               Alamat                              :

               Tempat Lahir                    :

               Tanggal Lahir                    :

               Pendidikan                        :

C.      DESAIN OUTPUT SECARA UMUM

Langkah-langkah desain output secara umum adalah :

1.      Menentukan kebutuhan output dari sistem informasi.

2.      Menentukan parameter dari desain output tersebut.

Contoh : Daftar Pegawai

NIP	NAMA	ALAMAT	TEMPAT LAHIR	TGL LAHIR	PENDIDIKAN

D.     DESAIN DATABASE SECARA UMUM

Database dibentuk dari kumpulan file. Sedangkan file dibentuk dari kumpulan Record. Dan record dibentuk dari kumpulan field. Sedangkan field merupakan kumpulan dari item data. Item data dapat berupa huruf, angka atau simbol-simbol khusus.

Langkah-langkah desain database secara umum :

1.      Menentukan kebutuhan file pada sistem informasi.

2.      Menentukan parameter dari desain database tersebut : Type File, Media File, Organisasi File & Key field dari file tersebut.

E.      DESAIN TEKNOLOGI SECARA UMUM

Untuk tahap desain teknologi secara umum, langkah pertama perlu dilakukan oleh analis adalah mengidentifikasi jenis dari teknologi yang dibutuhkan, baik yang berkaitan dengan penggunakan hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak) dan brainware yaitu personil yang terlibat dengan sistem informasi. Kemudian langkah kedua adalah menentukan jumlah yang dibutuhkan dalam penggunaan hardware maupun software untuk sistem informasi tersebut.